摘 要: 企业内部控制的具体内容因企业类型、业务规模而有所差异，但其基本框架的搭建却是相通的。以服务型企业为例，加强企业内部控制主要包括组织机构的设置、岗位责任和职务分离、授权批准的控制、业务流程的规范、处理手续的严密等方面。
关键词: 内部控制 职能部门 岗位责任 授权批准控制制度 业务记录
现代意义上的内部控制，是在长期的经营实践中，随着企业对内加强管理，对外满足社会需要，而逐步产生并发展起来的自我检查、调整及约束系统。我国正处在建立和健全社会主义市场经济体制的过程中，使得内部控制的重要性及作用更加突出，也使得加强内部控制，提高财务管理水平更具有了现实意义和紧迫感。虽然由于企业类型、业务规模等的不同，内部控制的具体内容也会有所不同，但企业加强内部控制的基本框架体系的总体思路应该是相通的。以下就如何加强企业内部控制进行探讨和研究。
1 设置合理的职能部门并进行有效的控制
设计合理的职能部门应根据企业规模、业务特点等具体情况，设置职能部门并进行业务分工，以使每一项业务的全部处理过程或过程中的重要环节，不是由一个部门单独处理，而是由两个或两个以上的部门在相互协调、相互制约的基础上共同完成。同时，对各部门的职权和责任应明确加以规定，既要避免权利重叠，也要防止权力落空或出现权力真空，应使每项业务处理的各个环节都有相应的机构负责。
2 落实岗位责任和进行职务分离控制
岗位责任是指企业在合理的职能部门基础上，依照程式定位，将各部门的业务活动再划分为若干具体的工作岗位，并赋予其相应的任务、权限和责任。岗位责任的落实是职能部门功能的具体化。因此，落实岗位责任也必须贯彻相互牵制的原则，具体来讲有两点:第一就是分离不相容职务，使岗位之间形成相互检查、相互制约的关系;第二是要对一些人员职务进行定期轮换，加大对职务复核的力度。实践也证明，实行岗位责任有利于防止、发现，纠正错误和舞弊，是加强内部控制的一种行之有效的措施。
3 设计规范、标准的业务流程
业务流程是指企业在明确岗位责任的基础之上，为保证生产经营活动顺利进行而规定的业务处理步骤与生产工艺环节的秩序。以工程咨询设计服务业企业为例，其主要业务可以分为签定合同、项目服务、服务计划、项目考核、费用开支、采购仪器设备材料等。对主要业务来讲，就要实施由“任务分解、服务计划、执行、检查和改进、项目验收、成本控制”等环节组成的验收业务程序;对差旅费报销事项就可以设计为“部门领导审批、财务主管审核,会计人员制证、出纳人员报销和分管会计记账”的业务流程。设计一整套合理的业务流程不仅可以使企业以最快的速度,最小的消耗完成某项业务活动,而且可以避免和防止企业业务活动中出现的错误和舞弊。所以,企业应根据组织机构和岗位责任的情况,设计合理的业务流程并予以严格遵守。
4 执行严格的处理手续
处理手续是指企业在业务处理活动过程中,体现在业务程序各个环节上的具体措施和例行规定。如在上面例子中提到的由“订货、验收、入库、付款、记录”组成的采购业务流程中,就“验收”此环节而言,就需办理“核对订货合同,检查进货数量、品种、规格、质量和价格,开具验收单和质量证明单,并由经办人签章”等手续。处理手续的完备,是具体严格有效执行业务流程保证内部控制的实施重要保障和条件。
5 恰当的业务处理记录
业务记录是指企业为反映和控制各项生产经营业务而以文字形式对生产经营业务的发生、进展和结束的全过程所进行的记载,包括业务活动的批准与接受记录、生产调度单、会计信息载体等。准确、及时、系统、完整的业务记录是有效实施内部控制的必要条件,是加强内部控制的一个重要方面。在生产过程中,企业必须对存货的收发、业务活动发生的批准与授权等进行全面而准确的纪录以保证其业务的合规合法。
6 严格的检查标准
检查标准是指企业为检查经营管理活动并保证检查活动有根有据所制定的各项标准、尺度等,如材料到货验收标准、材料消耗定额标准、产品质量检验标准,检查标准既是生产经营活动需要达到的要求,也是检查验收活动应当遵循的依据。严格检查标准就是根据企业自身产品的特点,将对企业产品的检查进一步细化、量化,以有利于企业加强内部控制的需要。
7 提高人员素质。人员素质是指企业根据经营管理的要求对各岗位人员在素质方面所做的具体规定和要求。内部控制是因人而设的,最终也是由人来具体实施,即使内部控制设计健全,但若人员条件较差,也会因之而失去作用;相反,内部控制设计不尽完善,但人员条件较好,也会因之产生良好的效果。从总体来讲,就是提高企业人员的知识水平和思想道德修养以及对人员录用、培训、调整、选拔等规定明确条件。具体方法有:
7.1根据各级人员的品德和业务能力来委派工作,使他们能够胜任各自的工作。
7.2建立职工技术业务的考核制度,职工必须通过技术业务考核才能上岗担任工作。
7.3建立管理人员业绩考核制度,对于不能胜任管理工作的人员应调离管理岗位。
7.4建立人员职业道德和技术轮训制度,提高人员的职业道德素质和技术业务素质。
7.5建立奖惩制度,提高职工的责任心。
7.6建立职务轮换制度,定期调换职工的工作,并全面检查职工的工作情况,培养职工全面工作的能力。
8、完善内部审计。内部审计是企业为监督、评价和鉴证财务信息及经营管理活动而专门设计的独立职能机构。内部审计也具有控制的功能,它既要检查和评价其他各项内部控制的质量与效果(是对内部控制的再控制) ,同时其本身又作为整个内部控制系统的重要组成部分,是内部控制中的特殊因素。因此,企业应加强通过内部审计来进一步加强和完善企业的内部控制。
9 财产安全控制。财产安全控制是指为了确保企业财产物资安全完整所采取的各种方法和措施。内部控制的各项措施其实都是和财产安全有一定的关系。具体来讲,可以有以下6 种方式:
9.1发生经济业务要立即记账,特别是现金、银行存款等业务,尤其要重视这一控制,以防现金被挪用。
9.2财产物资必须采用永续盘存的方法,以便在账上随时反映财产物资收入、发生和结存情况。
9.3建立定期和不定期的财产清点制度,保证财产物资处于账实一致的状态。
9.4财产物资发生盘盈盘亏都应查明原因,并及时
按规定程序经批准后才能进行账面处理,并追究有关人员的管理责任。
9.5建立财务档案的保管制度,并编制清册,妥善保管,防止抽换和篡改资料,便于进行业务复查。
9.6对财产物资进行科学编号和存放,便于清查、点数和保管。
总之,企业在具体实施加强内部控制时,应认真分析企业内部控制的现状,按照内部控制加强的理论和方法一步步地来加强和完善企业内部控制。
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