一、仪器设备档案的特点
1、使用的频繁性。仪器设备档案是检测机构诸档案中使用率最高的一类档案，仪器设备的检验、安装、操作、维修、改造、更新等都离不开档案材料。
2、需求的及时性。仪器设备的正常运行关系到检测机构的稳定、持续发展和经济效益，仪器设备一旦发生故障就需要及时排除，所以要求一些常用的档案材料随手可取，使用方便。
3、档案材料的成套性和连续性。要保证仪器设备的正常运行和使用，在设备管理中就要了解它的过去和现在，就要利用其成套的档案材料，而这些材料应能如实反映仪器设备状况。随着时间的推移，档案材料应该不断的增加。
4、档案材料的绝对准确性。仪器设备在检测机构中的功能与作用就确定了仪器设备不能有任何的差错，所有的数据应该绝对准确，图纸、说明与实物必须完全一致。
二、检验机构仪器设备档案归档的原则
检验机构的仪器设备档案属于科技类档案，其建立及管理需符合科技档案管理的规定：(1)归档的设备管理和设备仪器申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，对检验机构具有参考价值和凭证作用；(2)归档的文件材料必须反映设备管理和设备仪器项目从申购到改造的全过程，必须保证完整、准确、系统；(3)归档的设备仪器文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性；(4)作为检验机构固定资产的各种国产、进口和高、精、尖、新、稀的设备仪器，均须归档。
仪器设备档案可按专业或属性分类、组卷、编目，建立总目录和分类目录以达到统一，清晰。建议如下：（1）仪器设备的组卷以台为单位整理；（2）仪器设备说明书及软件等组为单独的卷，建档后(软件备份) 可借出给仪器设备机组保管使用，升级改造记录单独组卷；（3）仪器设备使用维护记录单独组卷，每年收集整理加入该卷；（4）仪器设备使用过程中产生的其它材料可组成独立的卷，实行动态管理。
集中统一管理是档案工作的基本原则，仪器设备的档案管理也要遵循这个原则：统一管理，分级保存，方便利用，并且确定“保管与利用相结合，保管为使用服务”的思想。统一管理是指机构档案管理的总原则，由专人进行统一管理；分级保存是指由仪器设备档案的使用频繁性和需求的及时性所决定的，由使用频繁科室专人负责保管；方便利用也是由仪器设备档案的使用频繁性和需求的及时性所决定的，必须在发生问题时能够及时调出档案材料。
三、仪器设备档案的内容
仪器设备档案应该包括仪器设备购买订货资料、验收安装调试资料、使用情况资料、维修保养资料等，这些资料不仅能够反映仪器设备的每个方面，而且可以反映整体运行的全过程。
1、仪器设备购买订货资料：主要包括订购仪器设备的申请报告、计划（包括型号、生产厂家名单）、可行性论证报告（包括经济估算和经济效益）、订货合同、订货清单、领导批示、审批文件的复印件等。
2、仪器设备验收安装调试资料：1制订开箱验收制度。购进仪器设备的随箱文件材料一般有收箱单、合格证、安装和使用说明书、图纸、电气原理图等。新设备开箱时必须有档案人员在场，必须编制开箱验收报告，开箱验收报告包括开箱时间、开箱地点、参加开箱的部门、开箱人员，并记载和说明到货的仪器设备和附件是否与订货合同和订货清单上要求的到货时间、型号、数量相符以及完好情况等。若有缺少或损坏，应及时报本机构、厂家、检验机关复查，将缺少或损坏情况、复查结果、现场照片、索赔报告、最终结果和处理结果等资料一同随验收报告存档备查。主要负责人应在报告上签字。2安装调试报告。主要记载和说明安装和调试的时间、参加安装调试的人员、安装的场地和环境，特别是对仪器出厂的各项技术指标逐项进行调试和验收的情况。这一内容反映了仪器的初始状态，是日后评价仪器性能变化情况的基础。经过调试，如果仪器达不到规定指标，应附情况报告、索赔报告以及交涉结果和最终结果等资料。仪器安装调试完毕后，仪器安装调试负责人、厂方技术人员和使用单位负责人均应在报告上签字。若有遗留问题，应撰写备忘录，签字后存档。
3、原始技术资料。仪器的原始资料如使用说明书、维修说明书等，应进行复印，原始资料存档，复印件提供仪器操作和维修人员使用。
4、使用情况和维修保养资料：1移交给使用科室的清单及签字记录。2每天使用记录，包括使用时间、操作人员，使用用途等。3仪器设备发生故障申报单。内容包括发生故障的时间、现象、产生的原因及操作人员等。4维修记录。内容包括维修时间、修复时间、维修人员、故障分析、更换部件、维修费用等。5仪器设备修复后的情况。6每次保养及检定记录。包括保养时间、保养期限、保养人员、检定时间、检定期限、检定机构、检定人员等。
5、仪器设备改进、改装、报废和处理过程中产生的文件资料。包括：合理化建议、领导批示、处理情况、处理结果、处理后情况及在过程中形成的文件资料、报废申请文件等。
四、仪器设备档案要及时整理归档，严格档案制度。作为一名档案管理人员，首先要具有较高的政治素质和业务素质，要学习档案法等相关法律知识。其次要认真学习本机构的专业知识，做到将档案管理融入到本专业中，将本机构的检测仪器设备档案整理的既符合档案管理规定，又符合本机构实际使用情况。档案管理员应经常到各使用科室了解使用情况，主动配合操作人员和技术人员做好设备的定期保养和维修工作，通过档案加强对设备的检查、监督和管理，注意总结仪器设备档案的利用成果。
五、结语
随着现代科学技术与检测技术的不断发展，检测机构使用的高、精、尖端设备仪器将越来越多，对设备仪器的管理将越来越严格，检测机构一定要强化责任意识和管理意识，认真细致地做好设备仪器的管理工作，才能有效地提高检测机构的技术水平和市场价值。
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